ООО "ЮрСпектр", 01.03.2021

ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Книга замечаний и предложений (далее - Книга) (иногда несколько) есть у всех организаций. При ее ведении и хранении необходимо соблюдать ряд требований законодательства. Учесть их все поможет наш Советник.

Сколько книг должно быть в организации?
Как получить Книгу?
Как изменить местонахождение Книги?
Как назначить ответственного(ых)?
Можно ли отказать в предъявлении Книги?
Какие разделы Книги заполняет гражданин?
Какие разделы Книги заполняет ответственный?
Как внести исправления в Книгу?
Как вести делопроизводство по обращениям, внесенным в Книгу?
Когда можно не давать ответ на обращение?
Когда обращение можно не рассматривать по существу?
В какой срок и как правильно уведомить об оставлении обращения без рассмотрения по существу?
Когда уведомлять об оставлении обращения без рассмотрения по существу не требуется?
Что должен содержать ответ на обращение?
В какой срок должен быть дан ответ на обращение?
Как получить новую Книгу, если старая закончилась?
Сколько надо хранить Книгу и документы о результатах рассмотрения обращения?
Как быть в случае порчи, утраты или хищения Книги?
Как поступить с Книгой в случае закрытия места реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг?
Как поступить с Книгой в случае прекращения деятельности организации?
За какие нарушения законодательства о Книге предусмотрена ответственность и что за них грозит?
Кто вправе составить протокол о привлечении к административной ответственности и кто рассматривает такие дела?

СКОЛЬКО КНИГ ДОЛЖНО БЫТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ?

 Книга должна быть в наличии:
- в организации;

На заметку
Если в процессе реорганизации юрлица образуются новые юрдица, то им необходимо приобрести Книгу.

- в обособленных подразделениях организации, расположенных вне места нахождения организации (представительствах, филиалах);
- у ИП;
- в местах реализации организациями (ИП) товаров, выполнения работ, оказания услуг в соответствии с перечнем N 285.

 Конкретное количество книг организация определяет самостоятельно. Например, если у организации есть магазин, ей необходимо иметь две книги (по месту нахождения организации и в магазине). А вот для летнего кафе отдельная Книга не потребуется. Также отдельная Книга не нужна при осуществлении торговли с лотка.

 Обратите внимание!
Отсутствие Книги влечет административную ответственность в виде штрафа в размере до 4 БВ
Отсутствие Книги влечет административную ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере от 4 до 10 БВ.

КАК ПОЛУЧИТЬ КНИГУ?

 Книгу выдает на платной основе РУП "Издательство "Белбланкавыд". Для ее получения надо представить:
1. Оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату.

На заметку
Данный документ не надо представлять в случае внесения платы посредством АИС ЕРИП. Факт внесения платы подтверждает наличие в данной системе информации об оплате.

2. Оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (например, приказ о назначении на должность), и оригинал документа, удостоверяющего его личность, - если руководитель будет получать Книгу (книги) сам.
3. Доверенность на получение Книги (книг) и оригинал документа, удостоверяющего личность, - если Книгу (книги) получает не руководитель, а иной представитель организации либо представитель ИП.
4. Оригинал и копию документа, удостоверяющего личность, - если Книгу (книги) получает ИП.
5. Сведения об адресе места нахождения Книги (книг).

 Срок приобретения Книги (книг) не установлен. Однако она должна быть предъявлена по первому требованию заявителя. За невыполнение этого требования предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере до 4 БВ. Соответственно, например, ее следует получить до начала работы магазина.

 После получения Книги регистрировать ее в налоговых органах не требуется. Также не надо ее прошивать и скреплять печатью (при наличии).

КАК ИЗМЕНИТЬ МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ КНИГИ?

 Местонахождение Книги должно соответствовать адресу ее места нахождения, содержащемуся в электронном банке данных (далее - ЭБД).

 Справочно
Проверить информацию, содержащуюся в ЭБД, можно на сайте http://blank.bisc.by/. Для этого необходимо выбрать раздел "Бланки документов, печатная продукция", "код 501381 Книга замечаний и предложений" - и ввести серию и номер Книги.

 При изменении адреса места нахождения Книги необходимо внести соответствующие изменения в ЭБД. Для этого следует обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения. Изменения вносятся бесплатно на основании заявления в рамках административной процедуры в соответствии с п. 2.28 Перечня N 156.

 Заявление можно подать на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронно-цифровой подписью.
На бумажном носителе заявление можно подать лично или направить по почте (заказным письмом с уведомлением).
Подать заявление в виде электронного документа можно одним из трех способов:
- с использованием специализированного программного обеспечения, установленного на компьютере. Оно разработано МНС и размещено на его портале;
- через личный кабинет плательщика;
- посредством направления на портал МНС xml-файла, подготовленного автоматизированным способом в учетной бухгалтерской программе (иной информационной системе).

На заметку
Налоговая рассматривает заявление в течение 5 рабочих дней с момента его получения и вносит изменения в ЭБД. О проведении административной процедуры налоговая уведомляет организацию (ИП).

КАК НАЗНАЧИТЬ ОТВЕТСТВЕННОГО(ЫХ)?

 Ответственный(ые) за ведение и хранение Книги, как правило, назначаются приказом руководителя организации. В нем также целесообразно назначить сотрудника(ов), заменяющего(их) ответственное(ых) лицо (лиц) во время его (их) отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.).

 Ежегодно переиздавать данный приказ не требуется. Это необходимо делать только при смене ответственного(ых) лица (лиц).

 Сведения о лице, ответственном за ведение Книги, надо внести в соответствующий раздел Книги. Это делает руководитель организации или сам ответственный.

МОЖНО ЛИ ОТКАЗАТЬ В ПРЕДЪЯВЛЕНИИ КНИГИ?

 Организации (ИП) обязаны предъявить Книгу по первому требованию гражданина. При этом у него запрещено требовать:
- предъявить документы, удостоверяющие личность;
- объяснить причины требования Книги.

 Потребовать Книгу в том числе может зашедший с улицы гражданин. Обязанность предъявить ему Книгу не зависит от того, приобретал или нет он товар, оказывались или нет ему услуги и т.д.

 Обратите внимание!
Непредъявление Книги гражданину влечет административную ответственность в виде наложения штрафа до 4 БВ.

 Внести запись к Книгу также может и несовершеннолетний. Его обращение должно быть рассмотрено в общем порядке.

 Если Книга предъявлена, но в ней заполнены все страницы, гражданину, например, можно предложить подать обращение в письменной форме путем направления по почте.

 Обратите внимание!
Если в Книге заполнены все страницы, обратиться за новой Книгой организация обязана в течение 5 календарных дней.

КАКИЕ РАЗДЕЛЫ КНИГИ ЗАПОЛНЯЕТ ГРАЖДАНИН?

 Гражданин заполняет следующие поля:
"Дата внесения замечания и (или) предложения";
"Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина";
"Адрес места жительства (места пребывания), контактный телефон";
"Содержание замечания и (или) предложения".

 На практике возможны ситуации, что гражданин заполнит Книгу некорректно (например, напишет обращение без учета разделов или пропустит лист). В таких случаях ответственному за ведение Книги следует сделать соответствующие пометки в Книге.

КАКИЕ РАЗДЕЛЫ КНИГИ ЗАПОЛНЯЕТ ОТВЕТСТВЕННЫЙ?

 Если гражданин внес в Книгу запись, ответственный (руководитель организации или лицо, ответственное за ведение Книги, ИП) обязан заполнить следующие поля:
- "Порядковый номер замечаний и (или) предложения". Он проставляется с начала календарного года, т.е. нумерация записей с 1 января начинается каждый раз с начала;
- "Резолюция руководителя организации с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение". Она может быть оформлена руководителем организации на копии страницы Книги с записью гражданина. Тогда текст резолюции в Книгу переносит ответственный;
- "Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения". Вносится не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений;
- "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)". Вносится не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений.

 Также ответственный заполняет реквизиты титульной страницы Книги и графу "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений".

КАК ВНЕСТИ ИСПРАВЛЕНИЯ В КНИГУ?

 Порядок внесения исправлений в Книгу законодательством не регламентирован. Полагаем, что, так как информация о Книге включена в ЭБД, при внесении исправлений можно руководствоваться ч. 2 п. 4 Инструкции N 196.

 Отметим, что возможность аннулирования записи в Книге законодательством не установлена.

КАК ВЕСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ОБРАЩЕНИЯМ, ВНЕСЕННЫМ В КНИГУ?

 Делопроизводство по обращениям, внесенным в Книгу, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юрлиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.

 Замечания (предложения), внесенные в Книгу регистрируются по самой Книге. Единый для всех организаций порядок индексации обращений заявителей не установлен. Организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим обращениям заявителей и закрепить в ЛПА.
 Для контроля за рассмотрением замечаний (предложений) могут использоваться отдельные регистрационно-контрольные формы.
 Регистрационный индекс ответам (уведомлениям) на обращения присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в организации.
 Копии ответов (уведомлений) на замечания (предложения), внесенные в Книгу, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в отдельное дело и включаются в номенклатуру дел с заголовком "Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.)".

КОГДА МОЖНО НЕ ДАВАТЬ ОТВЕТ НА ОБРАЩЕНИЕ?

 По общему правилу обращение, внесенное в Книгу, должно быть рассмотрено по существу и на него должен быть дан письменный ответ.

 Письменный ответ направлять не надо, если:
- в обращении отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе субъекта торговли;
- имеется только благодарность.
В таких случаях ответственный (руководитель организации или лицо, ответственное за ведение Книги, ИП) в раздел "Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения" Книги вносит информацию о том, что обращение принято к сведению.

 Обратите внимание!
Письменный ответ также можно не направлять, если вопрос решен в присутствии заявителя и об этом сделана соответствующая запись в Книге и заверена подписью заявителя.

КОГДА ОБРАЩЕНИЕ МОЖНО НЕ РАССМАТРИВАТЬ ПО СУЩЕСТВУ?

 Обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу, если:
- оно на иностранном языке;
- заявитель не заполнил необходимые реквизиты в Книге. Например, не указал Ф.И.О. адрес места жительства;
- текст обращения не поддается прочтению, содержит нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;

На заметку
Заявители несут ответственность за клевету, оскорбление или иные противоправные деяния при подаче и рассмотрении обращения.

- отсутствуют документы, подтверждающие полномочия представителя заявителя;
- обращение подлежит рассмотрению в ином порядке;
- обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции организации, не относится к деятельности организации, ИП, не касается качества реализуемых ими товаров;
- пропущен без уважительной причины срок подачи жалобы;
- подано повторное обращение, и в нем не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения жалобы по существу;
- с заявителем прекращена переписка по изложенным в жалобе вопросам.

На заметку
Заявитель вправе обжаловать решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу сначала в вышестоящую организацию, а затем в суд. Если у организации нет вышестоящей организации, то сразу в суд.

В КАКОЙ СРОК И КАК ПРАВИЛЬНО УВЕДОМИТЬ ОБ ОСТАВЛЕНИИ
ОБРАЩЕНИЯ БЕЗ РАССМОТРЕНИЯ ПО СУЩЕСТВУ?

 Об оставлении обращения без рассмотрения по существу по общему правилу нужно уведомить заявителя в течение 5 рабочих дней. Уведомление должно:
- содержать причины принятия такого решения;
- быть изложено на языке обращения (белорусском или русском);
- быть подписано руководителем организации (уполномоченным лицом);
- иметь регистрационный индекс в соответствии с принятой в организации системой регистрации документов;
- содержать разъяснения, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться (если обращение подлежит рассмотрению в ином порядке).

КОГДА УВЕДОМЛЯТЬ ОБ ОСТАВЛЕНИИ ОБРАЩЕНИЯ БЕЗ РАССМОТРЕНИЯ
ПО СУЩЕСТВУ НЕ ТРЕБУЕТСЯ?

 Уведомлять не требуется, если:
- с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам;
- жалоба анонимна;
- жалоба не относится к деятельности организации, ИП, не касается качества реализуемых ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

ЧТО ДОЛЖЕН СОДЕРЖАТЬ ОТВЕТ НА ОБРАЩЕНИЕ?

 Обращение считается рассмотренным по существу, если рассмотрены по существу все изложенные в нем вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов гражданина и ему направлен письменный ответ. При этом ответ на обращение должен:
- быть дан на языке обращения (белорусском или русском);
- быть обоснованным и мотивированным (при необходимости - со ссылками на НПА);
- быть подписан руководителем организации (ИП) или уполномоченным им должностным лицом;
- иметь регистрационный индекс согласно принятой в организации системе регистрации документов.

 Ответ на обращение должен содержать:
конкретные формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя;
анализ и оценку действий (бездействия) организации (ИП) и ее работников, в отношении которых предъявлена жалоба;
информацию о принятых мерах (если жалоба признается обоснованной);
порядок обжалования (если обращение полностью или частично не удовлетворено).

 Ответ готовит лицо, назначенное руководителем организации (уполномоченным им лицом). Информация о нем указывается в соответствующем разделе Книги.

На заметку
Ответ на обращение целесообразно направить заявителю по почте заказным письмом с уведомлением.
Информацию о направлении ответа, а также сведения о результатах рассмотрения обращения необходимо внести в установленный срок в Книгу.

 Заявитель вправе обжаловать ответ на обращение сначала в вышестоящую организацию, а затем в суд. Если у организации нет вышестоящей организации, то сразу в суд.

В КАКОЙ СРОК ДОЛЖЕН БЫТЬ ДАН ОТВЕТ НА ОБРАЩЕНИЕ?

 По общему правилу ответ на обращение должен быть дан не позднее 15 календарных дней.

 Если ситуация требует дополнительного изучения и проверки - не позднее одного месяца.

 Если для ответа необходимо совершение определенных действий или получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, об этом в месячный срок необходимо письменно уведомить заявителя (указав причины и сроки совершения таких действий или сроки рассмотрения обращения).

 Все указанные сроки начинают течь со дня, следующего за днем регистрации обращения в Книге.

КАК ПОЛУЧИТЬ НОВУЮ КНИГУ, ЕСЛИ СТАРАЯ ЗАКОНЧИЛАСЬ?

 После того как все страницы Книги окажутся заполненными, организации (ИП) обязаны в течение 5 календарных дней обратиться за новой Книгой. Если этого не сделано, то имеется факт нарушения порядка ведения Книги.
Отметим, что отсутствие физической возможности внесения записи в уже заполненную книгу не лишает заявителя права на обращение. Ему следует предложить подать свое обращение в письменном, электронном или устном виде.

 Новая Книга также выдается РУП "Издательство "Белбланкавыд". Для ее выдачи кроме документов, которые представляют при ее получении впервые, надо предоставить использованную книгу.

СКОЛЬКО НАДО ХРАНИТЬ КНИГУ И ДОКУМЕНТЫ О РЕЗУЛЬТАТАХ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ?

 Оконченная Книга сначала хранится вместе с новой Книгой по месту ее ведения. А по истечении календарного года передается в архив организации и хранится там в течение 5 лет.

 Вместе с Книгой по месту ее ведения хранятся копии ответов гражданам. Срок их хранения, а также иных документов о результатах рассмотрения замечаний и предложений - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации Книги.

КАК БЫТЬ В СЛУЧАЕ ПОРЧИ, УТРАТЫ ИЛИ ХИЩЕНИЯ КНИГИ?

 При обнаружении фактов порчи (повреждения, брака), утраты Книги организации (ИП) необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения указанных фактов, обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет. При обращении надо предоставить акт, в котором должны быть указаны:
- регистрационный номер Книги;
- адрес места нахождения Книги;
- причина порчи (повреждения, брака), утраты Книги.

 При обнаружении факта хищения Книги в налоговый орган по месту постановки на учет необходимо представить документ, подтверждающий обращение в ОВД по факту ее хищения.

 Налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в ОВД по факту хищения книги, передает в ЭБД информацию о Книге с признаком "Недействительно".

 Новая книга во всех указанных случаях РУП "Издательство "Белбланкавыд" выдает после внесения налоговым органом в ЭДБ информации о Книге с признаком "Недействительно".

КАК ПОСТУПИТЬ С КНИГОЙ В СЛУЧАЕ ЗАКРЫТИЯ МЕСТА РЕАЛИЗАЦИИ
ТОВАРОВ, ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ, ОКАЗАНИЯ УСЛУГ?

 Данный вопрос не урегулирован законодательством. Полагаем, что закрытие места реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг (далее - торгового объекта) (не смена их местонахождения) можно считать окончанием ведения Книги. Соответственно, такую Книгу организации (ИП) следует хранить 5 лет после завершения делопроизводством.

На заметку
Полагаем, что данную Книгу, как и Книгу, страницы которой были полностью заполнены после завершения делопроизводством, можно передать на хранение в архив организации (ИП).

 Напомним, что местонахождение книги должно соответствовать адресу ее места нахождения, содержащемуся в ЭБД. В связи с этим полагаем, что, так как торговый объект закрыт и Книга там не находится, организации необходимо внести изменения в ЭБД в порядке, установленном пунктом 2.28 Перечня N 156.

КАК ПОСТУПИТЬ С КНИГОЙ В СЛУЧАЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ?

 В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности дела временного хранения (к ним относится Книга) передают - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

 При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы (в том числе Книга), завершенные и незавершенные делопроизводством, дела передают в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

ЗА КАКИЕ НАРУШЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О КНИГЕ ПРЕДУСМОТРЕНА
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ЧТО ЗА НИХ ГРОЗИТ?

 Протокол об административном правонарушении может быть составлен при установлении следующих обстоятельств:
- отсутствие Книги;
- непредъявление Книги по первому требованию гражданина;
- нарушение установленных сроков рассмотрения обращений граждан (записи в Книге считаются письменными обращениями);
- непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя.
- неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения.
За данные правонарушения физлицу грозит штраф в размере до 4 БВ.

На заметку
Должностных лиц, нарушивших свои обязанности, можно привлечь к ответственности по ст. 10.10 КоАП в течение трех лет со дня совершения и шести месяцев со дня обнаружения правонарушения.
Для иных физлиц срок привлечения к ответственности будет 2 месяца со дня совершения или обнаружения (прекращения) длящегося правонарушения.

КТО ВПРАВЕ СОСТАВИТЬ ПРОТОКОЛ О ПРИВЛЕЧЕНИИ
К АДМИНИСТРАТИВНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И КТО
РАССМАТРИВАЕТ ТАКИЕ ДЕЛА?

 Протоколы о правонарушениях, предусмотренных ст. 10.10 КоАП, вправе составлять должностные лица:
- сельских, поселковых, районных, городских и областных исполкомов, администраций районов в городах;
- органов КГК.

 Дела о таких правонарушениях рассмотрят:
административная комиссия районного (городского) исполнительного комитета или администрации района в городе;
органы КГК;
суд только по ч. 1 ст. 10.10 КоАП (единолично судья районного (городского) суда).

Copyright: (C) ООО "ЮрСпектр", 2021
Исключительные имущественные права на данный
авторский материал принадлежат ООО "ЮрСпектр"